Как делить работу на задачи: отдельная карточка, подзадачи или проект

В списке поручений рядом стоят «обновить сайт», «заказать бумагу» и «запустить новое направление». Внешне это одинаковые строки, хотя объём работы у них разный. Когда команда переносит такой список в сервис задач, полезно договориться, что попадёт в одну карточку и по какому признаку её закроют.

Для небольшой компании удобны 3 варианта: отдельная задача с одним результатом, общая задача с подзадачами и проект из нескольких самостоятельных работ. Начать можно с обычной таблицы. Сервис имеет смысл выбирать после того, как понятны исполнители, результаты и связи между поручениями.

Отдельная карточка для одного результата

В инструкции Яндекс Трекера задача описана как отдельная единица работы с результатом, ответственным и сроком. У карточки есть название, описание, параметры и комментарии. Это пример устройства конкретного сервиса; тот же набор можно сначала проверить на своих поручениях в таблице.

Для карточки полезно указать место результата. Это может быть файл, согласованное предложение, отправленное письмо или опубликованная страница. Если человек напишет «готово», руководитель должен иметь возможность открыть результат и сопоставить его с описанием. Вся переписка для этого не понадобится.

У отдельной задачи обычно один человек, который собирает итог. Участников может быть несколько: бухгалтер уточняет реквизиты, менеджер получает предложения, руководитель выбирает поставщика. Ответственный следит, чтобы эти действия привели к результату. Он сообщает, если договорённый срок уже нельзя выдержать.

Подзадачи, когда общий результат требует разных действий

В Яндекс Трекере родительскую задачу можно связать с подзадачами; связи также помогают обозначать зависимости между работами. Это описано в справке о структуре задач. Перед выбором другого сервиса стоит проверить, как он показывает такую структуру и где сотрудник видит свою часть работы.

Чрезмерное дробление тоже мешает. Если покупка бумаги состоит из короткого звонка и отправки письма одному поставщику, отдельные карточки на каждое действие могут оказаться лишними. Разбивать работу полезно там, где меняется исполнитель, появляется самостоятельный срок или требуется отдельная проверка результата.

Для общей задачи заранее определите условие закрытия. Например, встреча подготовлена, когда помещение подтверждено, приглашения отправлены, документы доступны организатору. Закрытая подзадача по приглашениям ещё не означает, что всё готово, поэтому ответственный за общий результат проверяет оставшиеся части.

Проект для нескольких связанных результатов

Размер проекта не стоит оценивать по числу карточек. Условная команда закрыла 20 мелких задач, но подключение связи осталось незавершённым. Процент закрытых строк в этом примере не показывает готовность офиса, поэтому рядом со списком полезно отметить работы, без которых общий результат нельзя принять.

Как проверить подход до покупки сервиса

После этого перенесите список в пробную версию выбранного сервиса. Проверьте передачу задачи, запрос уточнения, перенос срока и возвращение результата на исправление. Если всё приходится объяснять в чате, уточните описание карточек. Повторите проверку на следующей небольшой партии поручений.

Читайте также

• База знаний небольшой компании: папка с файлами или страницы с инструкциями
• Короткие видео для личного бренда и товара: способы подготовки
• Два фактора при входе: приложение, ключ и резервные коды

База знаний небольшой компании: папка с файлами или страницы с инструкциями →