Как выбрать оператора ЭДО: реестр ФНС, роуминг и подписи сотрудников

Электронный документооборот (ЭДО) между компаниями идёт через оператора - юридическое лицо, которое передаёт документы от отправителя получателю. Выбирая оператора, легко ориентироваться на цену и забыть о трёх вещах: есть ли оператор в реестре ФНС, умеет ли он обмениваться документами с операторами ваших контрагентов и как в нём подписывают документы сотрудники. Ниже - что говорят об этом закон и ФНС, критерии выбора и кому какой вариант подключения подойдёт.

Кто такой оператор ЭДО и где их список

ФНС определяет оператора ЭДО как юридическое лицо, через которое идёт обмен электронными документами между компаниями, и контролирует операторов. С 1 марта 2022 года действует «Реестр операторов электронного документооборота» (приказ ФНС № ЕД-7-26/936@, действует до 1 марта 2028 года). В реестр попадают операторы, которые прошли проверку на соответствие требованиям ФНС.

Встречающиеся в договорах и на сайтах слова «сеть доверенных операторов» и «реестр доверенных операторов» устарели: оба документа утратили силу, последний - с 1 марта 2022 года.

В реестре две услуги: получение счетов-фактур при покупке прослеживаемых товаров и сдача налоговой отчётности. У каждой записи есть статус: «действует», «приостановлен» или «исключён». Проверить оператора можно в сервисе ФНС «Перечень операторов электронного документооборота»: там есть фильтры по отсутствию приостановок и исключений и по поддержке форматов, утверждённых ФНС.

Что оператор обязан уметь

Требования ФНС к операторам (приказ № ЕД-7-26/546@, с 1 марта 2022 года) среди прочего обязывают оператора:

• быть юридическим лицом, зарегистрированным в России;
• иметь лицензии ФСБ на работу с шифровальными средствами;
• давать круглосуточную поддержку: ожидание соединения по телефону - не больше 10 минут, ответ по почте - не больше 2 часов;
• обеспечивать обмен документами через других операторов - роуминг.

Роуминг. Если ваш контрагент работает с другим оператором, ваш оператор обязан настроить обмен: за 20 рабочих дней с обращения, если технической связи между операторами ещё нет, и за 2 рабочих дня, если она есть. Та же обязанность записана в Порядке Минфина для электронных счетов-фактур. ФНС на своём сайте пишет, что оператор не вправе отклонить заявку на настройку роуминга. Что роуминг бесплатен для клиента, нормой не закреплено: ФНС говорит только о том, что операторы не берут плату друг с друга.

Подпись: КЭП руководителя и сотрудников

• КЭП равна собственноручной подписи. Документ с квалифицированной электронной подписью по закону 63-ФЗ равнозначен бумажному с собственноручной подписью. Если документ должен быть заверен печатью, электронный документ с квалифицированной подписью признаётся равнозначным и такому документу.
• Руководитель и ИП. С 1 января 2022 года квалифицированный сертификат руководителю юрлица и ИП выдаёт удостоверяющий центр ФНС. ФНС называет услугу бесплатной; носитель - сертифицированный USB-токен - заявитель покупает сам. По памятке ФНС, ключи действуют 15 месяцев.
• Сотрудники. Если документ от имени компании подписывает представитель по доверенности, он подписывает своей КЭП, и вместе с документом представляется доверенность. Поэтому один из критериев выбора оператора - умеет ли он передавать доверенности вместе с документами.
• Первичка. Закон о бухучёте 402-ФЗ разрешает составлять первичный учётный документ в виде электронного документа с электронной подписью. Если контрагент или госорган по закону или договору требует бумагу, компания обязана по требованию сделать бумажную копию за свой счёт.

Когда ЭДО обязательно

Налоговый кодекс разрешает выставлять счёт-фактуру на бумаге и (или) в электронном виде; электронный - по взаимному согласию сторон. При продаже прослеживаемых товаров компаниям и ИП в России электронный счёт-фактура обязателен, а покупатель обязан получать его через оператора ЭДО - российскую организацию, соответствующую требованиям ФНС. Исключения - продажа гражданам для личных нужд и самозанятым, экспорт и вывоз в другие страны ЕАЭС. Выставлять и получать электронные счета-фактуры можно только через операторов ЭДО.

Критерии выбора

1. Реестр ФНС. Оператор есть в реестре со статусом «действует» по услуге, которая вам нужна.
2. Контрагенты. Узнайте, с какими операторами работают ваши основные контрагенты, и уточните, настроен ли с ними роуминг.
3. Доверенности. Может ли оператор передавать доверенности сотрудников вместе с документами.
4. Учётная система. Можно ли отправлять и получать документы прямо из программы, где вы ведёте учёт, или только через веб-кабинет.
5. Поддержка. Круглосуточная поддержка - требование ФНС; проверьте, как быстро отвечают на деле.

Кому какой вариант подключения подойдёт

Это обзор норм, а не юридическая консультация. О выборе CRM и хранении данных клиентов - в разборе «Как выбрать CRM для малого бизнеса». Другие материалы - в разделах «Учёт и документы» и «IT и связь». Как мы проверяем факты - в методике.

Как мы составляем материалы →