Как выбрать онлайн-кассу: на месте расчёта, для интернета, на выезде или без кассы

Онлайн-кассы продают как «классические», «смарт-терминалы», «облачные» и «кассы в телефоне». В законе о кассах 54-ФЗ таких слов нет: он делит кассы не по виду устройства, а по тому, где и как ими пользуются. Ниже - что требует закон от любой кассы, какие варианты бывают на практике, какой срок фискального накопителя вам нужен и кому какой вариант подойдёт.

Что закон требует от любой кассы

• Реестр. Организации и ИП применяют при расчётах кассы, включённые в реестр контрольно-кассовой техники. Кассу, которой нет в реестре, или кассу с фискальным накопителем не из реестра накопителей налоговая не зарегистрирует. Оба реестра ведёт ФНС и публикует на своём сайте.
• Устройство. С 1 марта 2025 года у каждой кассы должен быть индивидуальный корпус с заводским номером, внутри - часы, устройство печати и один фискальный накопитель.
• Оператор фискальных данных (ОФД). Пользователь обязан заключить договор с ОФД, а касса - передавать данные о расчётах в налоговую через ОФД в момент расчёта. Список ОФД ФНС публикует на своём сайте.
• Регистрация. Заявление подают через личный кабинет на сайте ФНС, через Госуслуги, через изготовителя кассы, через ОФД или на бумаге в любой налоговой. Карточку регистрации налоговая выдаёт в течение пяти рабочих дней.
• Хранение накопителя. Использованный фискальный накопитель нужно хранить пять лет.

Какой срок накопителя нужен

Срок накопителя - это срок действия ключа фискального признака внутри него. Закон задаёт два порога:

Строки ниже первой - исключения из правила о 36 месяцах. Если вы подходите и под первую строку, и под одну из следующих (например, оказываете услуги на общей системе налогообложения), действует исключение.

Сроки вроде «13 месяцев», «15 месяцев» или «36 месяцев», которые указаны у моделей накопителей, - это характеристики конкретной модели из реестра ФНС, а не отдельные нормы закона. Выбирайте модель, срок которой подходит под вашу строку таблицы.

Варианты касс

Касса на месте расчёта. Если покупатель платит лично, касса по общему правилу должна находиться на месте расчёта и применяться в момент расчёта. Смарт-терминал, касса с выносным экраном покупателя и фискальный регистратор с компьютером подчиняются тем же требованиям: модель из реестра, корпус, накопитель и принтер внутри.

Интернет-расчёты («облачная касса»). При безналичной оплате через интернет чек отправляют покупателю на телефон или почту, которые он указал до оплаты, а бумажный чек можно не печатать. Принтера у такой кассы может не быть. Касса, которая стоит не на месте расчётов, обязана работать с передачей данных через ОФД. Модели, предназначенные только для интернет-расчётов, отмечены в реестре, и применять их можно только для таких расчётов. В заявлении о регистрации вместо адреса указывают адрес сайта.

Касса в телефоне. Приложение на телефоне само по себе кассой не является. Закон разрешает держать кассу вне места расчёта при разносной торговле, дистанционной продаже товаров и работах или услугах на выезде. В этих случаях чек можно показать покупателю QR-кодом на экране телефона, а сама зарегистрированная касса с накопителем стоит в другом месте и работает с ОФД.

Без кассы. Самозанятые на налоге на профессиональный доход кассу не применяют: чек формируют через приложение «Мой налог», у уполномоченного оператора электронной площадки или в уполномоченном банке. Кассу не применяют и при безналичных расчётах между компаниями и ИП, если платят без предъявления электронного средства платежа, например карты. Закон перечисляет и отдельные виды деятельности, где можно работать без кассы: например, ремонт обуви или присмотр за детьми и пожилыми. Но эти льготы не действуют, если вы продаёте подакцизные товары или принимаете оплату через автоматическое устройство.

Критерии выбора

1. Место расчёта. От него зависит, нужна касса на точке, касса для интернет-расчётов или касса для выездной работы.
2. Модель в реестре. Проверьте модель кассы и накопителя в реестрах ФНС до покупки.
3. Срок накопителя. По таблице выше: 36 месяцев или можно от 13.
4. Маркированные товары. Если продаёте маркированный товар, касса должна уметь передавать данные о нём при расчёте. В реестре ФНС это отдельная отметка у модели.
5. ОФД. Договор с оператором фискальных данных обязателен. Сравните условия нескольких операторов из списка ФНС.

Штрафы

За расчёт без кассы компанию штрафуют на сумму от трёх четвертей до полной суммы расчёта, но не меньше 30 тыс. рублей. ИП отвечает как должностное лицо: от четверти до половины суммы, но не меньше 10 тыс. рублей. Если нарушение повторилось и сумма расчётов без кассы - 1 млн рублей и больше, деятельность могут приостановить до 90 суток. За кассу, которая не соответствует требованиям, или нарушение порядка её регистрации и применения компании грозит предупреждение или штраф от 5 до 10 тыс. рублей.

Это обзор норм, а не юридическая консультация. О документах с поставщиками и покупателями - в разборе «Как выбрать оператора ЭДО», о базе клиентов - в разборе «Как выбрать CRM для малого бизнеса». Все материалы об учёте - в разделе «Учёт и документы». Как мы проверяем факты - в методике.

Как мы составляем материалы →