Почта на домене компании или бесплатный ящик: что проверить перед переходом

Почта на своём домене остаётся за компанией, пока домен зарегистрирован на неё и вовремя продлевается, а ящиками сотрудников управляет администратор организации. Личный бесплатный ящик принадлежит человеку: в Яндекс 360 такой аккаунт можно пригласить в организацию, но нельзя ни заблокировать, ни отредактировать, только удалить из неё. Перед переходом проверьте четыре вещи: на кого записан домен и до какой даты, кто будет администратором почты, какие DNS-записи нужны и как перенести старые письма.

Разбор сделан по Правилам регистрации доменных имён в доменах .RU и .РФ, справке Яндекс 360 для бизнеса и требованиям Google к отправителям писем на адреса Gmail. В другом почтовом сервисе разделы называются иначе, а требования Google к SPF и DKIM касаются любого домена, с которого пишут на Gmail.

Что даёт адрес на домене

Удаление аккаунта на домене стирает все данные сотрудника в Почте и на Диске, и восстановить их справка называет невозможным. Логин тоже лучше не менять без нужды: старый адрес не сохраняется как алиас, и письма на него до сотрудника не доходят. Один домен подключают только к одной организации. К организации можно подключить несколько доменов: один станет основным, остальные алиасами, то есть синонимами.

На кого записан домен и до какой даты

Если за год идентификации не было, у администратора есть 30 дней преимущественного продления, потом регистрацию аннулируют. С аннулированием прекращается делегирование домена, и регистратор, если администратор не отказался, ставит временные DNS-серверы со своей служебной страницей. Правила называют делегирование необходимым условием работы доменной адресации, поэтому вместе с ним перестают действовать и записи, по которым письма шли в почтовый сервис.

Если домен записан на бывшего сотрудника или подрядчика, письменную заявку о передаче права администрирования регистратору подаёт он сам, поэтому без его участия домен не переоформить. Компания проходит идентификацию, заключает с регистратором договор и подтверждает согласие, а в период преимущественного продления передача уже не допускается.

Какие DNS-записи нужны почте

Google с 1 февраля 2024 года требует от всех, кто пишет на личные адреса Gmail, настроить SPF или DKIM для отправляющего домена. Тем, кто отправляет больше 5000 писем в день на адреса Gmail, нужны SPF, DKIM и ещё DMARC - запись, которая сообщает получающим серверам, что делать с письмами, не прошедшими проверку. Письма без такой проверки Gmail может пометить как спам или отклонить.

Как перенести старые письма

Как проверить на своём случае

Условный пример: в компании из трёх человек заявки приходят на бесплатный ящик, оформленный на менеджера. Менеджер уходит, и доступ к переписке с клиентами остаётся у него. С адресом на домене администратор заблокировал бы аккаунт и отключил пересылку, а письма остались бы в организации. Пример учебный, реальная компания не проверялась.

Читайте также

• Как принимать оплату от клиентов: ссылка на оплату, эквайринг или QR-код СБП
• Договор-оферта или подписанный договор: когда клиенту достаточно оплатить счёт
• Памятка новому сотруднику на первый день: рабочие ссылки, доступы и контакты

Как принимать оплату от клиентов: ссылка на оплату, эквайринг или QR-код СБП →