Как проверить выгрузку из рабочего сервиса перед переносом данных

Сервис позволяет скачать таблицу, но при переезде в другую систему компании могут понадобиться ещё документы, комментарии и связи между записями. До покупки подписки полезно проверить, что именно получится забрать; для этого достаточно небольшого набора вымышленных данных. Откройте выгруженные файлы вне исходного сервиса.

Проверка нужна даже тогда, когда переезд пока не запланирован. Компания может захотеть сменить подрядчика, собрать отдельный отчёт или передать часть работы партнёру. Во всех случаях стоит заранее знать формат выгрузки, её состав и ограничения, чтобы оценить объём будущей ручной работы.

Выберите способ по будущей задаче

Сам по себе формат файла не говорит, всё ли в нём сохранено. CSV - текстовая таблица со строками и столбцами. В неё удобно выгружать список записей, но состав колонок задаёт сам сервис. XLSX открывается в табличных программах, а наличие вложений или истории обсуждения всё равно нужно проверять отдельно.

Отчёт и перенос проверяют по-разному

Для управленческого отчёта может хватить названия, исполнителя, статуса и срока. Для переноса работы понадобятся другие вещи: описание, связи с соседними задачами, документы, обсуждения. Составьте два списка и сравните их с возможностями продукта, чтобы не принимать удобную таблицу за готовый комплект для переезда.

Ограничения бывают вполне конкретными. В инструкции Битрикс24 по переносу между порталами указано, что для задач переносятся сами задачи и описания, а комментарии не переносятся. Это ограничение описанного способа, поэтому историю обсуждений нельзя считать сохранённой только по наличию выгруженного списка.

Соберите небольшой проверочный набор

Скачайте файлы и откройте их отдельно от сервиса. Проверьте русские буквы, даты, переносы строк, числовые поля и ссылки. Отдельно откройте вложения: ссылка на документ внутри старой системы ещё требует доступа к ней. Если нужна независимая копия документа, в комплекте должен находиться сам файл.

При возможности загрузите набор в пробную версию будущей системы. Совпадение количества строк полезно, но его мало: 10 записей могут приехать с пустыми описаниями или неверными датами. Выберите несколько записей и сравните каждое нужное поле, затем проверьте связь между ними и доступность документов.

Посчитайте ручную работу

Если перенос выполняет подрядчик, попросите перечислить, что останется в старой системе. В предложении полезны число объектов, состав полей, способ передачи документов и порядок проверки после загрузки. Формулировку «перенесём всё» можно уточнить до списка, по которому обе стороны смогут принять работу.

Сохраните проверенные файлы вместе с датой выгрузки и кратким описанием её состава. Запишите, из какого раздела они получены, какие фильтры были включены и какие элементы остались за пределами комплекта. При повторной проверке это позволит сравнить результаты и понять, подходит ли способ для вашего объёма данных.

Читайте также

• Общий ящик для клиентских писем: почта, делегирование или система заявок
• Как выбрать видеосвязь для работы: команда, клиенты и переговорная
• Как делить работу на задачи: отдельная карточка, подзадачи или проект

Общий ящик для клиентских писем: почта, делегирование или система заявок →