Счёт, акт или УПД: какие документы нужны при оплате услуги

Оказанную услугу оформляют первичным учётным документом с обязательными реквизитами из статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Это может быть акт или универсальный передаточный документ (УПД), если в нём заполнены все нужные поля. Счёт на оплату просит перечислить деньги. Если его выставили до оказания услуги, факта оказания на эту дату ещё нет, и подтверждать его будет другой документ, составленный позже.

Ниже разбор по тексту закона и письму ФНС от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@, где предложена форма УПД. Оба документа сверены на сайте «КонсультантПлюс» 28 октября 2026 года. Какой комплект документов нужен для налогового учёта конкретного заказчика, уточняйте у его бухгалтерии: статья об этом не судит.

Что закон требует от первичного документа

Обязательных реквизитов семь: наименование документа, дата составления, наименование того, кто его составил, содержание факта хозяйственной жизни и его величина в натуральном или денежном выражении с единицами измерения. Ещё нужны должности лиц, которые совершили операцию и отвечают за её оформление, их подписи с фамилиями и инициалами или другими данными для идентификации.

Составить документ закон велит в момент совершения факта, а если это невозможно, сразу после его окончания. Документ может быть бумажным или электронным, подписанным электронной подписью.

Счёт, акт и УПД по отдельности

Акт фиксирует, что услуга оказана: что сделано, за какой период, на какую сумму и кто подписал с каждой стороны. Готовой обязательной формы акта закон не даёт, форму определяет руководитель, но семь реквизитов в нём должны быть.

УПД ФНС предложила в 2013 году на основе формы счёта-фактуры. В письме прямо сказано, что форма рекомендательная и не мешает пользоваться другими формами первичных документов, если они отвечают статье 9. Среди операций, для которых подходит УПД, письмо называет подтверждение оказания услуг между исполнителем и заказчиком.

Статус «1» и статус «2» в УПД

Письмо отдельно говорит об организациях и предпринимателях, которые не платят НДС. Если они оформляют такой УПД только как первичный документ, обязанности исчислять и платить НДС у них из-за названия формы не возникает. При этом в «КонсультантПлюс» к письму есть примечание: форму счёта-фактуры с 2013 года существенно меняли, и при изменении требований к счёту-фактуре форму УПД нужно корректировать. Старый бланк, скачанный когда-то давно, стоит сверить с действующими требованиями.

Как исправлять ошибку

Как проверить свой документ

Для УПД отдельно посмотрите цифру в левом верхнем углу. Если вы не платите НДС и используете УПД только как первичный документ, там должен стоять статус «2». Электронный документ должен быть подписан электронной подписью.

Условный пример: исполнитель настроил заказчику рекламную кампанию за сентябрь. Счёт выставлен 1 сентября, работа закончена 30 сентября. Подтвердит её акт или УПД, составленный при окончании работы, с описанием услуги, периодом, суммой и подписями. Пример учебный, реальные документы не проверялись.

Читайте также

• Карточка компании на картах: какие данные заполнить и как поддерживать их в порядке
• Чек самозанятого: когда сформировать и что в нём проверить
• Рабочая инструкция: когда нужен скриншот, запись экрана или текст

Карточка компании на картах: какие данные заполнить и как поддерживать их в порядке →